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Die Wahl der richtigen Location ist entscheidend für den Erfolg deines Events. 🙌
Sie sollte nicht nur zur Art der Veranstaltung passen, sondern auch praktische Anforderungen wie Kapazität, Ausstattung und Budget erfüllen. Eine systematische Vorgehensweise hilft dir, die beste Option zu finden und böse Überraschungen zu vermeiden. 🤔
Die Vorgehensweise nach der idealen Location könnte wie folgt aussehen:
- Bedarf definieren (Anzahl Gäste, Budget, Infrastruktur) 💭
- Recherche online & Empfehlungen einholen (Google, Eventagenturen, Südtiroler Event-Kalender) 📅
- Angebote einholen & Besichtigung vereinbaren 🪩
- Vertragliche Details klären (Kosten, Stornierungsbedingungen, Zusatzleistungen) 📃
Zudem müssen bei der Wahl der Location unterschiedliche Aspekte beachtet werden. Hier sind einige Fragen die du dir stellen solltest: 💭
A) Lage & Erreichbarkeit 📍
- Nähe zu Städten oder abgelegen für Exklusivität? 🤔
- Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel? 🚌
- Parkmöglichkeiten für Gäste? 🅿️
- Gibt es ein Shuttle-Service oder Taxis? 🚕
B) Kapazität & Flexibilität ❎
- Wie viele Teilnehmer*innen haben Platz? Ist die Location zu groß oder zu klein? Auch eine zu große Location ist nicht gut für dein Event, da sonst die Veranstaltung leer scheint und kaum Energie bei den Besuchern entsteht. ⚠️
- Ist die Location skalierbar (falls mehr oder weniger Gäste kommen)? 📈
- Gibt es verschiedene Räume/ Orte für verschiedene Programmpunkte (zB eine zweite stage)? 🔎
C) Atmosphäre & Stil 🕺
- Passt die Location zur Event-Marke oder zum Anlass? 🤔
- Indoor und/oder Outdoor? 📍
- Gibt es Alternativen bei Schlechtwetter? ⛈️
D) Infrastruktur & Technik 🎤
- Besteht eine Bühne? 🎸
- Ist die Location für Licht- und Soundtechnik geeignet? 🔦
- Genug Strom, WLAN und Steckdosen vorhanden? Braucht es zusätzlich ein Aggregat? 🔌
- Klimatisierung & Heizmöglichkeiten? 🥶🥵
- Wo würde man eventuell Bar und Essensmöglichkeiten platzieren? 🍕
E) Genehmigungen & Lärmschutz 🔇
Am besten informierst du dich direkt bei der zuständigen Gemeinde über erforderliche Genehmigungen. Beachte, dass bestimmte Vorschriften dein Event möglicherweise einschränken könnten. 📃
- Ist die Location bereits als Veranstaltungsort eingetragen? Dies ist hilfreich, um weitere Genehmigungen wie etwa für die Sicherheit zu vermeiden. 🔒
- Gibt es Lärmbeschränkungen (besonders bei Outdoor-Events)? 🔊
- Benötigt man Sondergenehmigungen? 📜
F) Budget & Verfügbarkeit 💰
- Gibt es eine Miete? Wenn ja, wie hoch ist diese? 💸
- Fallen zusätzliche Kosten an (z.B. Reinigung, Personal, Technik)? 🧽
- Ist die Location zum gewünschten Datum verfügbar? Gibt es Überschneidungen mit anderen Events (auch in der Nähe)? 📆