Leitfaden für die Maturaball-Planung

Werbeanzeigen

Ein Maturaball ist ein unvergessliches Highlight – doch bis dahin steckt viel Organisation dahinter.

Erste Schritte

Da es nur wenige Locations gibt, die Maturabälle unterstützen, sollte man mit der Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort so früh wie möglich beginnen.
Ein guter Tipp: Fragt ehemalige Schüler*innen, die bereits einen Maturaball organisiert haben, nach ihren Erfahrungen.

Ballkomitee gründen (5–8 Personen, Rollen klar verteilen)
Location besichtigen & fixieren (Verfügbarkeit prüfen, technische Abnahmen klären)
Eventversicherung (Haftpflicht RC) abschließen

9–10 Monate vorher

Erste Klassensitzung: Vorstellung & Diskussion über Motto-Ideen, Name usw.
Groben Zeitplan mit Aufgaben & Verantwortlichkeiten erstellen

Planung mit Förderverein:

Vereinsstatut vorbereiten (Muster nutzen, Vorstandsposten verteilen)
Gründungsversammlung abhalten (Protokoll & Anwesenheitsliste unterschreiben)
Vereinsgründung formell abschließen (Steuernummer, RUNTS-Eintragung, EAS-Fragebogen)

7–8 Monate vorher

Erste Budgetplanung: Einnahmen (Tickets, Sponsoring …), Ausgaben (Location, Technik, Künstler*innen)
Sponsorensuche starten (Anschreiben, Konzept vorbereiten)

👉 Setzt euch gemeinsame Ziele und Fristen, um das gewünschte Budget zu erreichen. Oft hilft es, einen Mindestbetrag pro Kopf festzulegen.

5–6 Monate vorher

Motto fixieren & Designkonzept starten (Logo, Farben, Wiedererkennungswert)
Grobe Ablaufplanung des Abends erstellen
Sponsorenverhandlungen vertiefen & Zusagen fixieren
Künstler*innen/DJs kontaktieren & erste Buchungen anfragen
SCIA-Meldung (unter 500 Pers.) oder GAMES-Portal (ab 500 Pers.) vorbereiten

4 Monate vorher

Catering-Optionen prüfen (Selbstorganisation oder Profis)
Deko- & Bühnenkonzept erarbeiten
Organisation der Bar (Partnerverein oder Eigenbetrieb) klären
Sicherheitskonzept mit Security-Firmen abstimmen

3 Monate vorher

SIAE-Registrierung beantragen (für Musikrechte)
Vertrag mit Technik fixieren
Marketingstrategie festlegen (Kanäle, Flyer, Social Media)
Erste Layout-Entwürfe für Plakate & Tickets erstellen
Erste Ticketpreise kalkulieren

2 Monate vorher

Offiziellen Ticketverkauf starten (online/offline, SIAE-konform)
Intensive Marketingphase starten (Social Media Kampagne, Pressearbeit, Flyer, Plakate)
Bestellung von Armbändern, Tickets & Drucksorten
Catering & Getränkehandel bestätigen (Bestellmengen anhand von Erfahrungswerten ehemaliger Maturant*innen planen)

1,5 Monate vorher

Detailplanung des Programms (Acts, Moderation, Einzüge)
Werbematerial verteilen
Countdown-Marketing intensivieren (Teaser, Videos, Gewinnspiele)
Helfer*innenliste für den Ballabend erstellen (Auf- & Abbau, Garderobe, Bar, Kassa)
Dekoration & Ausstattung einkaufen