Allgemeine Informationen für dein Event 🎉

Es gibt viele verschiedene Arten von Veranstaltungen und jede hat ihren eigenen Charme:

• Outdoor Veranstaltung 🎸
  Ein großes Open-Air-Event mit mehreren Künstler*innen oder Bands. Perfekt, wenn du eine große Menschenmenge ansprechen möchstest.

• Indoor-Veranstaltung 🪩
  Eine Party in einer Indoor-Location mit DJs und einer tollen Stimmung. Der Vorteil für dich? Die Sicherheitsvorkehrungen sind bereits bestimmt und können übernommen werden.

• Maturaball 💃🕺
  Ein Event, das von Abschlussklassen organisiert wird, um das Ende der Schulzeit gebührend zu feiern.

💡Tipp: Denke frühzeitig an den passenden Veranstaltungsort. Manche Locations haben bereits eine Lizenz, was dir viel Arbeit und Zeit spart.

Starte mit den grundlegenden Fragen:

• Das richtige Datum finden: Achte darauf, das Datum deiner Veranstaltung so zu wählen, dass es nicht mit vielen anderen großen Events in deiner Umgebung zusammenfällt. So stellst du sicher, dass mehr Leute kommen können. Wenn deine Veranstaltung bereits am Nachmittag beginnt ist ein Samstag besser geeignet als ein Freitag. 📆

• Welcher Verein unterstützt mich? Solltest du keinen eigenen Verein haben, benötigst du einen Verein der dich unterstützt und die Verantwortung übernimmt. Oder du gründest deinen eigenen Verein! 👭👭

• Notwendige Lizenzen: Jede Veranstaltung braucht Genehmigungen. Welche genau, hängt davon ab, ob die Veranstaltung privat oder öffentlich ist und ob sie drinnen oder draußen stattfindet. Beginne frühzeitig und plane mindestens 30 Tage Vorlauf ein, um die erforderlichen Genehmigungen bei deiner Gemeinde zu beantragen. In einigen Fällen wird auch eine polizeiliche Meldung verlangt. 📃

Helfer*innen: Plane genug freiwillige Helfer*innen ein, die dich während des Events unterstützen. 🤝

Eine gute Location ist entscheidend für das Gelingen deines Events. Achte auf diese Punkte:

• Location mit oder ohne Lizenz? Viele Veranstaltungsorte haben bereits eine Lizenz für Events. Falls deine Location noch keine hat, musst du die entsprechenden Genehmigungen bei der Gemeinde einholen 📃

• Abgenommene Veranstaltungsorte: Wähle nach Möglichkeit Orte, die bereits von der Gemeinde geprüft wurden. Diese sind eine sichere Wahl, da sie keine weiteren Prüfungen benötigen. 📍

Gemeindetechniker: Wenn deine Location keine Lizenz hat, wird ein Gemeindetechniker die Sicherheit vor Ort prüfen. Dazu gehören z.B. Stromanschlüsse, Bühnenaufbau und Notausgänge. 👨🏻‍🔧

Sicherheit und gesetzliche Bestimmungen sind besonders wichtig. Achte auf folgende Punkte:

• Lizenzen und Genehmigungen: Bei Veranstaltungen mit weniger als 500 Teilnehmer*innen reicht oft eine einfache SCIA-Meldung (Segnalazione Certificata di Inizio Attività) bei der Gemeinde. Größere Events erfordern eine spezielle Veranstaltungs-Lizenz. 📃

• Öffentliche oder private Feiern: Der Ort deiner Veranstaltung beeinflusst die Anforderungen an Genehmigungen und Sicherheitsvorkehrungen. Öffentliche Feiern brauchen mehr Auflagen als private. 🎉

• „Contingentamento:“ Für jede Veranstaltung muss klar sein, wie viele Personen teilnehmen dürfen. Selbst bei freien Events ist eine Personenbegrenzung wichtig – Apps oder manuelle Zähler können dir dabei helfen. 5️⃣0️⃣0️⃣

• Ausschank von Alkohol: Du darfst alkoholische Getränke bis zu 21% ausgeben. Für hochprozentigen Alkohol sind spezielle Lizenzen erforderlich – etwa in Bars oder Clubs. 🍾

• Sicherheitspersonal: Für Events jeglicher Art ist Sicherheit unverzichtbar. Plane etwa eine Sicherheitskraft pro 100 Personen ein. In Südtirol gibt es hierfür mehrere Security Dienstleistungsfirmen. 🦺

Brandschutz und Erste Hilfe: Für dein Event benötigst du mindestens einen Brandschutzbeauftragten. Hierfür kannst du die lokale Feuerwehr um Unterstützung bitten. Zusätzlich ist es empfehlenswert, wenn mindestens 1 Fahrzeug des Weißen Kreuzes vor Ort ist, um im Notfall sofort eingreifen zu können. 🧯

Damit deine Veranstaltung ein Erfolg wird, musst du auch an die Vermarktung denken:

• Social Media: Nutze Instagram, Facebook oder TikTok, um dein Event zu bewerben und die Menschen zu erreichen. 📲

• Flyer und Plakate: In vielen Fällen sind gedruckte Materialien immer noch ein effektives Mittel, um Aufmerksamkeit zu erregen 🔖

Ticketverkauf: Wenn du Tickets verkaufen möchtest, denk an Plattformen wie Eventbrite oder lokale Anbieter. 🎫

Überlege dir, welche Technik zu für dein Event benötigst:

• Bühne und Sound: Je nach Art des Events musst du Bühnenaufbau und Soundanlagen organisieren. Dies ist besonders wichtig bei Konzerten und Festivals. 🎵

• Lichttechnik: Die richtige Beleuchtung sorgt für die richtige Atmosphäre und Stimmung vor allem bei Abendveranstaltungen. 💡

Live-Streaming: Vielleicht möchtest du dein Event auch online streamen – dies benötigt spezielle Technik, die du im Voraus einplanen solltest. 🎥

Die Arbeit endet nicht direkt nach deinem Event. Achte auf folgende Dinge:

• Feedback einholen: Lass dir von den Teilnehmer*innen und Künstler*innen Feedback geben, um bei zukünftigen Events noch besser zu werden. 💬

• Danksagung: Bedanke dich bei allen Helfer*innen und Künstler*innen für ihren Einsatz – das stärkt die Beziehung für zukünftige Veranstaltungen. 🙏

Rechnungen und Finanzen: Stelle sicher, dass alle Rechnungen beglichen und die Finanzen ordentlich abgerechnet sind. 🧾